kerkAccept in de praktijk #5: in gesprek met Yvonne Lussenburg en Marlies Warris van de Protestantse Gemeente Assen
Ouderen ongevoelig voor vernieuwing? Onzin, zo weten ze op het kerkelijk bureau van de Protestantse Gemeente Assen. Nog voordat kerkAccept in deze gemeente werd geïntroduceerd was er al vraag naar QR-codes. Reden genoeg om de betaalprocessen te vereenvoudigen. Bovendien naderde het einde van de vertrouwde acceptgiro. We spraken met kerkelijk bureau-medewerkers Yvonne Lussenburg en Marlies Warris over de omschakeling van papier naar pc. “We hebben op geen enkel moment weerstand ondervonden, ook niet van de oudere leden.”
Waarom Assen voor kerkAccept heeft gekozen? Yvonne neemt ons mee terug. “Toen we hoorden dat de acceptgiro zou verdwijnen moesten we iets. Het leek ons een mooi moment om over te stappen op een nieuwe, modernere betaalmethode.” Marlies: “We wilden het graag in één keer goed doen en daar leende dit moment (einde acceptgiro) zich perfect voor. Je zou verwachten dat de relatief oudere doelgroep moeite heeft met dit soort wijzigingen, maar niets bleek minder waar. We hebben nooit een bezwaar gehoord.” Dat de introductie van kerkAccept zonder problemen verliep is onder meer te danken aan goede communicatie. “Met een artikel in het kerkblad hebben we de leden geattendeerd op de nieuwe betaalwijze”, vertelt Yvonne. “Hierbij lag de nadruk vooral op de betrouwbaarheid, want dat onderwerp speelt bij onze doelgroep. Leden zijn soms bang dat een e-mail of brief niet te vertrouwen is. Die angst wilden we wegnemen.” Marlies vult aan: “Het mooie is dat we eerder best vaak vragen kregen van leden als iets onduidelijk was, en dat deze leden nu probleemloos gebruikmaken van kerkAccept.”
“Er was al vraag naar QR-codes, voordat kerkAccept überhaupt ter sprake kwam”
2000 e-mailadressen
Het kerkelijk bureau in Assen stuurt betaalverzoeken zowel digitaal als per brief. De wens is uiteindelijk zoveel mogelijk gebruik te gaan maken van e-mail. De eerste aanzet hiervoor is reeds gegeven. Yvonne: “Via een speciale folder hebben we leden gevraagd hun e-mailadres door te geven. Zo hebben we al ruim 2000 e-mailadressen verzameld. Digitale verwerking heeft onze voorkeur omdat e-mail nou eenmaal sneller is dan fysieke post.” Snelheid is niet de enige reden dat e-mail de voorkeur heeft. “We besparen zo op papier en postzegels”, legt Marlies uit. “Het is dus ook nog eens goedkoper.” Het onderdeel kostenbesparing komt wederom naar voren wanneer het gaat over de belangrijkste voordelen van kerkAccept. “De directe verwerking in de bijdragenadministratie vind ik een groot pluspunt”, aldus Yvonne. “We zaten hier in het verleden wel eens met stapels papieren waarvan de gegevens handmatig moesten worden overgetypt. Een tijdrovende klus. Een ander groot voordeel: je hoeft kerkAccept eigenlijk maar één keer goed in te stellen/configureren, vervolgens kun je met een paar kleine aanpassingen een nieuw betaalverzoek sturen.”
Breed inzetbaar
Zoals al vaker gezegd is kerkAccept breed inzetbaar en kan het platform voor diverse doelen worden ingezet. Marlies geeft een overzicht: “We hebben het al gebruikt om herinneringen te sturen voor Actie Kerkbalans (VVB) en voor het kerkblad. Ook onze paascollecte liep via kerkAccept en we gaan het inzetten voor de solidariteitskas en de eindejaarscollecte. De kans is groot dat we het in de toekomst nog voor meer doelen gaan gebruiken.” Aangezien ze in Assen de nodige ervaring hebben opgedaan met kerkAccept zijn we benieuwd of ze ook tips hebben voor andere gemeenten. Yvonne geeft aan dat de communicatie met de leden cruciaal is. “Uitleg is echt belangrijk, daarmee kweek je begrip en het vergroot de kans dat gemeenteleden mee willen doen. Dat zie je ook bij ons terug. We hebben veel te maken met ouderen, maar die zijn tegenwoordig prima digitaal prima onderlegd. En als iemand vragen heeft is hulp natuurlijk altijd mogelijk.”
