Uw leden aanschrijven

Om ervoor te zorgen dat er via kerkAccept betaald kan worden, stuurt u uw leden vanuit Scipio Online per e-mail, of per brief een betaalverzoek.

Voor het versturen van deze betaalverzoeken per e-mail kunt u in Scipio Online een e-mailsjabloon instellen, waarin u in grote mate zelf de inhoud van dit e-mailbericht bepaald. Wilt u ook betaalverzoeken per brief versturen, dan kunt u een Word sjabloon toevoegen aan Scipio Online.

In deze instructie leest u hoe u een sjabloon voor een e-mail en een brief in Scipio Online kunt aanmaken.

E-mailsjablonen instellen

Om e-mailsjablonen in te stellen kikt u op het startscherm in uw Scipio Online omgeving op de knop Betaalverzoeken.

Kies vervolgens voor Instellingen – E-mailsjablonen instellen.

Het volgende scherm wordt geopend:

Voor uw gemak hebben we alvast een aantal standaard sjablonen voor u aangemaakt die u direct kunt gebruiken voor het versturen van een betaalverzoek. Een standaard sjabloon kunt u wijzigen door deze te selecteren. Uiteraard is het ook mogelijk om een eigen nieuw sjabloon toe te voegen.

Bij het openen of toevoegen van een sjabloon wordt het volgende scherm getoond, waar het e-mailsjabloon aangepast kan worden.

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kunnen de volgende gegevens gewijzigd worden:

Omschrijving
Dit betreft de naam van het sjabloon in de administratie, zodat u deze eenvoudig weer terug kunt vinden.

Onderwerp e-mail bericht
In dit veld bepaald u het onderwerp van de e-mail waarmee het betaalverzoek verzonden wordt. In het onderwerp kan gebruik gemaakt worden van samenvoegvelden tussen blokhaken om zo ook de fondsnaam, de maand en het jaartal direct zichtbaar te maken.

Logo
Bovenin het betaalverzoek kan het logo van uw gemeente worden getoond. Door te klikken op het logo kunt u zelf een eigen logo uploaden.

Bedrag
Tot slot kan ervoor gekozen worden om het te betalen bedrag wel of niet direct te tonen in het betaalverzoek.

Tabblad Inhoud/tekst

Op dit tabblad kunnen de volgende gegevens gewijzigd worden:

Kenmerk
Het kenmerk wordt als een betreft regel bovenin het e-mailbericht getoond en kan of automatisch overgenomen worden uit het fonds, of handmatig ingevoerd worden. Bij overname uit het fonds zal bovenin het e-mailbericht de fondsnaam getoond worden.

Opening
In dit veld geeft u de tekst in die als opening in het e-mailbericht getoond wordt.

Sluitregel
In dit veld geeft u de tekst in die als sluitregel in het e-mailbericht getoond wordt.

Ondertekening
In dit veld geeft u de tekst in die u als ondertekening in het e-mailbericht wilt tonen.

Goed om te weten

Het gebruik van blokhaken is noodzakelijk om gegevens samen te kunnen voegen. De bijbehorende data kan op deze manier worden ingevuld. Zo wordt er bij [fonds] een koppeling gemaakt met het fonds en bij [maand] [jaar] met de betreffende datum.

Tabblad Aanschrijfwijze

Hier kan bepaald worden hoe de leden aangeschreven dienen te worden.

Bij Aanschrijfwijze kan geselecteerd worden hoe de aanschrijving in het e-mailbericht moet plaatsvinden. Er zijn een aantal opties. In de basis kan er gekozen worden tussen:

Aanhef in het e-mailbericht afdrukken of GEEN aanhef in het e-mailbericht gebruiken.

Onder de optie Aanhef in het e-mailbericht afdrukken kan gekozen worden uit vier varianten:

Ingestelde aanschrijfwijze gebruiken voor de aanhefbepaling

Individuele aanschrijfwijze gebruiken

Gezin aanschrijfwijze gebruik waar mogelijk, anders individueel

Combinatie aanschrijfwijze gebruiken

Onder GEEN aanhef in het e-mailbericht is alleen een mogelijkheid om te kiezen voor Individueel aanschrijven.

Tabblad Voorbeeld

Tot slot is er een voorbeeldweergave beschikbaar. Deze laat het complete bericht zien zoals het verstuurd zal worden naar de leden. Mochten hierin aanpassingen moeten worden gedaan dan kan dit nog.